1つの仕事は、大きく分けて、3段階に分けることができます。

1段階目　準備

2段階目　作業

3段階目　片付け

まずは、作業をするための「準備」をします。

その後、実際に「作業」を行い、終われば「片付け」です。

この3段階は、どんな仕事でも基本です。

さて、違う種類の仕事をばらばらに対応すると、仕事が遅くなります。

仕事の種類を変えるたびに「準備」と「片付け」が発生するからです。

また頭の切り替えも必要なので、集中力を妨げられます。

仕事を減らすために大切なことは、1段階目の「準備」と、3段階目の「片付け」をできるだけ減らすことです。

準備と片付けを減らすためには、同じ種類の仕事をまとめればいい。

仕事の種類を変える必要がないため「準備」と「片付け」が一度だけで済むからです。

たとえば、メール処理の仕事をした後、書類作成の仕事をして、またメール処理の仕事をする場合があります。

この場合、メール処理の仕事の準備と片付けが、2回ずつ必要です。

しかし、2回に分けたメール処理の仕事を、1回にまとめたとします。

準備と片付けも一度で済みます。

準備と片付けが少なくなるため、全体的に仕事量は減ります。

仕事量は、かなり変わります。

頭の切り替えの必要もないので、目の前にある仕事に専念できます。

メールなら、メールに関する仕事をまとめてします。

電話をするなら、電話に関する仕事をまとめてします。

書類の作成なら、書類の作成に関する仕事をまとめてします。

もし、ばらばらの仕事があっても、仕事を進める順番を変更して、同じ仕事だけをそろえるようにします。

同じ種類の仕事をまとめて対応するとき、あなたの集中力を最大限に活用できるのです。